Gestire un laboratorio di produzione in Italia significa dover affrontare un flusso costante di ordini e prenotazioni tramite le piattaforme di food delivery. Con un numero sempre maggiore di clienti che ordinano, le cucine non devono solo poter contare su un servizio veloce, ma necessitano di sistemi smart che garantiscano una buona organizzazione. Ed è qui che l’integrazione del POS diventa essenziale.

All’interno di un’attività alimentare, un POS (Point of Sale) è molto più che un sistema per accettare pagamenti. Per i laboratori di produzione, noti anche come dark kitchen, svolge anzi un ruolo centrale per la gestione delle operazioni quotidiane. Un sistema POS efficiente permette di monitorare gli ordini in arrivo, aggiorna i menù su tutte le piattaforme, trasmette gli ordini direttamente alle postazioni di cucina e tiene traccia degli ingredienti e delle scorte a disposizione.

Con una buona integrazione POS, il sistema può collegarsi direttamente alle app di consegna. Gli ordini vengono acquisiti automaticamente e inviati direttamente alla cucina, risparmiando tempo e riducendo gli errori.

L’integrazione POS può essere fondamentale per:

• Sincronizzare il tuo menù in tutte le app per il delivery
• Gestire le richieste speciali e la personalizzazione dei pasti
• Trasmettere gli ordini direttamente agli schermi della cucina
• Tracciare gli ingredienti in tempo reale
• Fornire una pianificazione al personale in cucina
• Visualizzare i rapporti di vendita e le prestazioni delle consegne

Come impostare l’integrazione del POS

1. Esaminare il sistema attuale

Come prima cosa, verifica se il tuo POS si collega facilmente alle principali app di consegna d’Italia, come Just Eat, Deliveroo e Uber Eats. Gli operatori locali del settore F&B utilizzano generalmente sistemi basati su cloud, come Square, Lightspeed e Revel perché si integrano bene con queste piattaforme. Inoltre, facilitano l’aggiornamento dei menù e l’accettazione degli ordini senza doverli inserire manualmente.

Se il settaggio attuale ti sembra lento o limitato, considera la possibilità di passare ad un sistema che supporti la completa integrazione con tutte le piattaforme che utilizzi.

2. Se necessario utilizza i sistemi di integrazione

Alcuni sistemi POS non si collegano direttamente a tutte le app di consegna. Se questo è il tuo caso, puoi optare per strumenti di connessione come Otter o Deliverect. Questi strumenti sono disponibili in Italia e aiutano a raccogliere gli ordini da diverse app, inviandoli direttamente al POS e allo schermo della cucina.

Questo tipo di integrazione POS permette di risparmiare tempo e facilita la gestione di diversi brand e dei menù.

3. Mantieni un menù coerente

Il menù deve essere identico su tutte le piattaforme. Prezzi, nomi delle pietanze e opzioni aggiuntive devono corrispondere senza differenze. Questo può evitare reclami da parte dei clienti o errori in cucina.

Con un’adeguata integrazione POS, qualsiasi modifica apportata nel sistema POS, come l’aggiornamento dei prezzi o la marcatura di un articolo come esaurito, viene immediatamente visualizzata in tutte le app collegate. Alcuni sistemi POS consentono persino di gestire tutti i menù da un’unica schermata.

4. Utilizza un sistema di visualizzazione della cucina (KDS)

Il KDS è uno schermo digitale che mostra gli ordini in arrivo in cucina, sostituendo i biglietti stampati. Lo strumento è collegato al POS, così che gli ordini vengono visualizzati in tempo reale non appena vengono inseriti.

In questo modo il personale di cucina può iniziare subito a lavorare, spedire i cibi più velocemente e mantenere organizzata la coda degli ordini.

5. Collegare gli strumenti di inventario e di reporting

L’integrazione del POS deve anche supportare la gestione delle scorte. Alcuni sistemi sottraggono automaticamente gli ingredienti dall’inventario quando vengono effettuati gli ordini. Inoltre, avvisano quando gli articoli sono in via di esaurimento, il che permette di non incorrere in problemi di approvvigionamento durante le ore di punta. È inoltre possibile visualizzare i rapporti sui tempi di preparazione, sui piatti più richiesti e sull’andamento delle vendite.

6. Forma adeguatamente il tuo team

Anche il miglior sistema potrebbe non dare i risultati sperati se il team non è addestrato a usarlo. Assicurati che tutti, dal personale addetto alla preparazione al direttore, capiscano come il sistema POS si collega alle app di consegna e agli strumenti di cucina.

7. Garantisci la protezione dei dati dei clienti

La gestione degli ordini online implica la trasmissione di informazioni private. Scegli sempre un sistema POS che rispetti gli standard di protezione dei dati e che mantenga al sicuro i dati di pagamento. Assicurati anche che gli strumenti di connessione seguano buone pratiche di sicurezza.

Una buona integrazione POS include la protezione dell’azienda e dei clienti.

8. Controlla con regolarità la tua configurazione

La tua cucina potrebbe crescere nel tempo, ed è quindi importante tenere aggiornata la tua configurazione. Di tanto in tanto, analizza i tuoi sistemi per assicurarti che tutto funzioni correttamente. Fai attenzione ai tempi lenti degli scontrini, agli ordini non evasi o ai numeri delle vendite che non corrispondono.

Consigli per avere successo

• Inizia collegando una sola app, per poi aggiungerne altre
• Traccia un flusso chiaro, dalla ricezione degli ordini alle pietanze pronte
• Effettua ordini di prova per controllare che tutto funzioni correttamente
• Tieni d’occhio i numeri, come il tempo medio di preparazione
• Tieni aggiornati il tuo POS e tutti i tuoi sistemi
• Scegli fornitori che offrono assistenza e supporto

Noi di CityChefs miriamo a semplificare la crescita dei marchi alimentari in Italia. I nostri laboratori sono predisposti per gli ordini online, costruiti tenendo conto dell’integrazione dei POS. In questo modo è più facile gestire molteplici brand e canali, tutto da un unico luogo.